Pedido de mercancías
En este flujograma de pedido de mercancías podemos ver que el cliente va a realizar un pedid de la mercadería.
En el momento en que en el almacén de una empresa se detecte la necesidad de artículos, se deberá proceder a realizar un pedido.
El pedido supone un contrato de compraventa y cualquier incumplimiento puede causar un perjuicio a una de las partes, por lo que es necesario respetar las condiciones pactadas.
El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras:
- Por teléfono. Es conveniente confirmar posteriormente el pedido con una carta o una comunicación escrita.
- Por carta, fax o correo electrónico. Esta forma de pedido permite establecer una relación formal con el cliente y plasmar por escrito las condiciones de la operación.
- Mediante una nota de pedido. Se trata de un impreso (del comprador o del vendedor) que debe contener todos los datos necesarios para facilitar, al máximo, la compraventa.
- Mediante agente comercial o representante. En este supuesto, es el agente comercial el que cumplimenta el pedido, firmando el cliente el original y quedándose una copia.
Clases de pedidos.
- Pedido en firme. Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación. Se usa un pedido o nota de pedido.
- Pedido condicional. El comprador expone unas condiciones al vendedor (descuento, plazos de entrega, seguros, etc.). Si la empresa vendedora acepta las condiciones, el pedido se considera firme, en caso contrario nulo. El documento usado se denomina propuesta de pedido.
La nota de pedido.
Se trata de un impreso en el que se detallan los artículos solicitados, así como las principales condiciones de la operación, salvo que estuviesen pactadas en un contrato de compraventa o de suministro.
Cada empresa diseña sus propios impresos, pero, en general, en la nota de pedido se indican los siguientes datos:
- Identificación del comprador y del vendedor (nombre o razón social, dirección y NIF o CIF).
- Número de orden del pedido.
- Fecha de emisión.
- Dirección en la que deben entregarse las mercancías.
- Unidades y descripción de los artículos solicitados.
- Precios unitarios e importes parciales y totales.
- Fecha de entrega o fechas ya pactadas si el envío es fraccionado.
- Condiciones, forma de y plazos de pago.
- Descuentos solicitados.
- Medio de transporte utilizado.
- Nombre del agente comercial que haya podido intervenir.
- Firma del cliente o persona autorizada.
Del pedido se realizan, al menos, dos copias. El original, firmado y sellado, se envía al proveedor y una copia queda en posesión del comprador, para comparar en el momento de la llegada de las mercancías.
Carta de pedido.
Se usa cuando el comprador no dispone de impresos o considera conveniente usar un tipo de comunicación más personal.
Los datos que se reflejan en la carta son los mismos que los indicados en la nota de pedido, aunque redactados de forma más extensa y precisa para evitar errores o inexactitudes y puntualizar con claridad las condiciones de la operación.
Cuando se realiza por primera vez un pedido a un proveedor nuevo es aconsejable indicar las referencias de alguna entidad financiera donde el vendedor pueda solicitar informes.
La redacción debe ser clara, indicando con claridad todos los datos necesarios. En general, han de precisarse los siguientes datos:
- Mercancías: denominación, calidad y cantidad. Si el vendedor tiene un catálogo, la mercancía se denominará con el nombre y referencia que aparezca en él.
- Precio, pago de los gastos que se ocasionen y descuentos.
- Medio de transporte.
- Lugar y plazo de entrega.
- Otros: forma de pago, etc.
Carta de confirmación de pedido.
Por medio de ésta, el vendedor se comunica al comprador si está de acuerdo con las condiciones expresadas por éste (el comprador), notificarle la fecha de envío de la mercancía y aclarar alguna cuestión confusa.
Carta de denegación del pedido.
En algunas ocasiones, el vendedor no puede acceder al envío de la mercancía. Las causas más habituales suelen ser:
- Carecer de existencias y que resulte imposible conseguirlas para la fecha indicada por el cliente.
- No poder cumplir con las condiciones exigidas por el comprador.
- Tener conocimiento de informes poco favorables sobre el comprador (impagos, poca seriedad en los negocios).
Estas cartas deben redactarse de forma cuidadosa, aunque clara, a fin de evitar que el cliente se sienta molesto por las razones que se le exponen.
Pedido de mercancías
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